OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU
ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA
BOTANIKA FARM SPÓŁKA AKCYJNA
DATA, GODZINA I MIEJSCE ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA SPÓŁKI ORAZ SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD.
Zarząd spółki Botanika Farm Spółka Akcyjna z siedzibą w Mietkowie, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001104420 (zwana dalej również: „Spółką”), działając na podstawie art. 399 §1 w zw. z art. 402¹ §1 oraz art. 402² KSH zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki (zwane dalej również „Zgromadzeniem” lub „ZWZ”) na dzień 14.07.2025 r. o godz. 10:00 w Kancelarii Notarialnej Tkaczyńscy i Krześ notariusze s.c., 53-146 Wrocław, ul. Racławicka 2-4, z następującym porządkiem obrad:
1.
Otwarcie Zgromadzenia.
2.
Wybór Przewodniczącego Zgromadzenia.
3.
Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
4.
Przyjęcie porządku obrad.
5.
Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej za 2024 r.
6.
Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2024,
7.
Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności Spółki za rok obrotowy 2024,
8.
Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku za rok obrotowy 2024,
9.
Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Zarządu absolutorium z wykonania obowiązków w roku obrotowym 2024,
10.
Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2024,
11.
Podjęcie uchwały w sprawie zmiany zasad wynagradzania członków rady nadzorczej
12.
Wolne wnioski.
13.
Zamknięcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
OPIS PROCEDURY DOTYCZĄCEJ UCZESTNICTWA W ZWYCZAJNYM WALNYM ZGROMADZENIU SPÓŁKI I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU
1.
Informacja o prawie Akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia
Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki, którzy reprezentują co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie Akcjonariusza lub Akcjonariuszy powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczące proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie (tj. doręczone osobiście za potwierdzeniem złożenia lub wysłane do Spółki za potwierdzeniem wysłania i potwierdzeniem odbioru) na adres: Botanika Farm S.A., ul. Kolejowa 39, 55-081 Mietków lub w postaci elektronicznej (e-mail) poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mail: akcjonariusze@botanikafarm.com .O właściwym terminie złożenia żądania świadczyć będzie data jego wpłynięcia do Spółki, a w przypadku wykorzystania formy elektronicznej data umieszczenia powyższego żądania w systemie poczty elektronicznej Spółki (wpłynięcia na serwer pocztowy Spółki).
Akcjonariusz lub Akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad powinni przedstawić, wraz z żądaniem, dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz uprawnienie do żądania umieszczenie określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia, w szczególności:
1)
świadectwo depozytowe, wystawione przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, potwierdzające, że jego adresat jest Akcjonariuszem Spółki i posiada odpowiednią liczbę akcji na dzień złożenia żądania,
2)
w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
3)
w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania Akcjonariusza.
Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy Akcjonariuszy występujących z żądaniem zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Dokumenty powinny zostać dołączone w postaci właściwej dla formy żądania (dokument papierowy lub jego kopia albo skan i konwersja do formatu PDF). Spółka może podjąć niezbędne działania służące identyfikacji Akcjonariusza lub Akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów.
Zarząd Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie Akcjonariusza lub Akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia poprzez umieszczenie nowego
porządku obrad na stronie internetowej Spółki botanikafarm.com/pl/relacje-inwesorskie/
2.
Informacja o prawie Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki reprezentujący, co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą, przed terminem Walnego Zgromadzenia, zgłaszać Spółce projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, na piśmie (tj. doręczyć osobiście za potwierdzeniem złożenia lub wysłać do Spółki za potwierdzeniem wysłania i potwierdzeniem odbioru) na adres: Botanika Farm S.A., ul. Kolejowa 39, 55-081 Mietków lub w postaci elektronicznej (e-mail) poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mail: akcjonariusze@botanikafarm.com . Powyższe projekty uchwał muszą być zgłoszone Zarządowi nie później niż na 48 godzin przed terminem Walnego Zgromadzenia w związku z koniecznością ich ogłoszenia przez Spółkę na stronie internetowej. O właściwym terminie złożenia powyższego zgłoszenia świadczyć będzie data i godzina jego wpłynięcia do Spółki, a w przypadku wykorzystania formy elektronicznej data i godzina umieszczenia powyższego zgłoszenia w systemie poczty elektronicznej Spółki (wpłynięcia na serwer pocztowy Spółki).
Projekty uchwał są ogłaszane niezwłocznie na stronie internetowej Spółki botanikafarm.com/pl/relacje-inwesorskie/
Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki zgłaszający projekty uchwał powinni przedstawić dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz uprawnienie do zgłoszenia projektów uchwał, w szczególności:
1)
świadectwo depozytowe, wystawione przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, potwierdzające, że jego adresat jest Akcjonariuszem Spółki i posiada odpowiednią liczbę akcji na dzień złożenia żądania,
2)
w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość,
3)
w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania Akcjonariusza.
Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy Akcjonariuszy występujących ze zgłoszeniem zarówno w formie pisemnej, jaki i elektronicznej.
Dokumenty powinny zostać dołączone, w postaci właściwej dla formy zgłoszenia (dokument papierowy lub jego kopia albo skan i konwersja do formatu PDF). Spółka może podjąć niezbędne działania służące identyfikacji Akcjonariusza lub Akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów.
3.
Informacja o prawie Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia podczas Walnego Zgromadzenia.
Każdy Akcjonariusz może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
4.
Informacja o sposobie wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika oraz o sposobie zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika.
Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.
Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego Akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego Akcjonariusza. Akcjonariusz Spółki posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
Jeżeli pełnomocnikiem Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu jest Członek Zarządu, Członek Rady Nadzorczej, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki, udzielone mu pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji Akcjonariusza tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić Akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest w takim wypadku wyłączone.
Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu musi być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie
pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Pełnomocnictwo sporządzone w języku obcym powinno być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Pełnomocnictwo nieprzetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski nie wywołuje skutków prawnych.
Akcjonariusz może zawiadomić Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, za pomocą poczty elektronicznej, na adres e-mail: akcjonariusze@botanikafarm.com .W zawiadomieniu o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej Akcjonariusz Spółki podaje swój numer telefonu oraz adres e-mail, a także numer telefonu i adres e-mail pełnomocnika, za pośrednictwem których Spółka będzie mogła komunikować się z Akcjonariuszem i pełnomocnikiem. Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa powinno również zawierać zakres pełnomocnictwa, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę Walnego Zgromadzenia, na którym prawa te będą wykonywane.
Do zawiadomienia należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza (skan i konwersja do formatu PDF), w szczególności:
1)
w przypadku Akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
2)
w przypadku Akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania Akcjonariusza (aktualnego na dzień udzielenia pełnomocnictwa).
Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej musi być dokonane najpóźniej na 2 godziny przed terminem Walnego Zgromadzenia w związku z potrzebą przeprowadzenia działań weryfikacyjnych. Spółka podejmie odpowiednie działania służące identyfikacji Akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Weryfikacja ta polegać może w szczególności na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub telefonicznej skierowanym do Akcjonariusza lub pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu. Spółka zastrzega, że brak udzielenia odpowiedzi na pytania zadawane w trakcie weryfikacji traktowany będzie jako brak możliwości weryfikacji udzielenia pełnomocnictwa i stanowił będzie podstawę dla odmowy dopuszczenia pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu.
Pełnomocnik, któremu udzielono pełnomocnictwa w postaci elektronicznej obowiązany jest przedłożyć przy sporządzaniu listy obecności na Walnym Zgromadzeniu dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej i pozwalający
zidentyfikować Akcjonariusza składającego takie oświadczenie oraz dokument służący identyfikacji pełnomocnika.
Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Akcjonariusza. Wzór formularza pozwalającego na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika, zawierającego dane określone w art. 402³ KSH, zatytułowany „Formularz pozwalający na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika” został zamieszczony na stronie internetowej Spółki. Korzystanie z formularza przez Pełnomocnika i Akcjonariusza nie jest obowiązkowe, a uzależnione od ich wzajemnych uzgodnień i zobowiązań w tym zakresie.
Jeżeli pełnomocnik głosuje przy wykorzystaniu formularza musi doręczyć formularz Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia najpóźniej przed zakończeniem głosowania nad uchwałą, która wedle dyspozycji Akcjonariusza ma być głosowana przy wykorzystaniu formularza.
Prawo do reprezentowania Akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzeniu listy obecności aktualnego odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu Akcjonariusza powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego Akcjonariusza rejestrze.
5.
Informacja o możliwości i sposobie uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Nie przewiduje się możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
6.
Informacja o sposobie wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Nie przewiduje się możliwości wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
7.
Informacja o sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu droga korespondencyjną.
8.
Informacja o prawie akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia
Każdy akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad WZA.
9.
Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki przypada na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (Dzień rejestracji), tj. na dzień 15 czerwca 2025 r.
10.
Informacja o prawie uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu.
Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki w dniu 15 czerwca 2025 r., tj. w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Uprawnieni z akcji Spółki oraz zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zgłaszają do podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzenia.
Listę Akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, Zarząd Spółki ustala na podstawie wykazu sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.
11.
Udostępnienie dokumentacji.
Projekty uchwał lub, jeżeli nie przewiduje się podejmowania uchwał, uwagi Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad WZA lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem WZA są umieszczane od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki. Dokumenty te są niezwłocznie aktualizowane w przypadku wprowadzania zmian zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych. Osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać odpisy ww. dokumentacji w siedzibie Spółki.
12.
Strona internetowa.
Wszystkie informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia udostępnione będą na stronie internetowej pod adresem botanikafarm.com/pl/relacje-inwesorskie/
KOMUNIKACJA AKCJONARIUSZA ZE SPÓŁKĄ
Z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych w Kodeksie spółek handlowych, Akcjonariusze Spółki mogą kontaktować się ze Spółką za pomocą środków komunikacji elektronicznych. W szczególności Akcjonariusze Spółki mogą zgłaszać wnioski, żądania oraz przesyłać zawiadomienia i dokumenty. Komunikacja Akcjonariuszy ze Spółką w formie elektronicznej odbywa się przy wykorzystaniu adresu e-mail: akcjonariusze@botanikafarm.com
Akcjonariusz wykorzystujący elektroniczne środki komunikacji ponosi wyłączne ryzyko związane z ich wykorzystaniem. Wszelkie dokumenty przesyłane przez Akcjonariusza do Spółki lub przedkładane Walnemu Zgromadzeniu, które w oryginale sporządzone zostały w języku innym niż język polski, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Wszelkie dokumenty przesyłane przez Akcjonariusza do Spółki, jak również przez Spółkę do akcjonariusza drogą elektroniczną powinny być zeskanowane do formatu PDF.
LISTA AKCJONARIUSZY
Lista Akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w siedzibie Spółki w Mietkowie, pod adresem: Botanika Farm S.A., ul. Kolejowa 39, 55-081 Mietków w godzinach 9:00-17:00, na 3 dni powszednie przez terminem Walnego Zgromadzenia.
Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Zaleca się Akcjonariuszom pobranie wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz sprawdzenie czy Akcjonariusz został ujęty na liście akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu, jak również zabranie zaświadczenia na Walne Zgromadzenie.
INFORMACJA O OGÓLNEJ LICZBIE AKCJI I LICZBIE GŁOSÓW Z TYCH AKCJI W DNIU OGŁOSZENIA O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA SPÓŁKI
Na podstawie art. 4023 § 1 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych, Zarząd Botanika Farm S.A. z siedzibą w Mietkowie podaje informację o ogólnej liczbie akcji w Spółce i liczbie głosów z tych akcji na dzień ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki:
1.
ogólna liczba akcji w Spółce wynosi 1.073.750 akcji,
2.
ogólna liczba głosów na Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki wynosi 1.873.750 głosów.
−
Akcje serii A Spółki są akcjami imiennymi uprzywilejowanymi co do głosu w ten sposób, iż na jedną akcję serii A przypadają dwa głosy na Walnym Zgromadzeniu.
−
Akcje serii B Spółki są akcjami zwykłymi na okaziciela (nieuprzywilejowanymi).
−
Akcje serii C Spółki są akcjami zwykłymi na okaziciela (nieuprzywilejowanymi).
Zarząd Spółki wskazuje, iż mając na uwadze, że akcje serii D nie zostały dotychczas zarejestrowane w depozycie papierów wartościowych prowadzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A., na dzień niniejszego ogłoszenia uprawnionymi do głosowania na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki są akcjonariusze posiadających akcje serii A, B i C.
Wzór pełnomocnictwa
[miejscowość, data]
Pełnomocnictwo
Imię i nazwisko akcjonariusza / Nazwa akcjonariusza *: _________________________
Adres zamieszkania / Siedziba *: _________________________
Numer KRS / NIP / Inny numer rejestrowy*: _________________________
Numer PESEL akcjonariusza*: _________________________
Adres poczty elektronicznej: _________________________
Numer telefonu kontaktowego: _________________________
(„Akcjonariusz”)
Akcjonariusz udziela:
__________________________________________________________________________________
(dane pełnomocnika wraz z danymi pozwalającymi na identyfikację pełnomocnika)
pełnomocnictwa do reprezentowania Akcjonariusza poprzez uczestniczenie oraz wykonywanie prawa głosu z posiadanych przez Akcjonariusza _______________ (liczba) akcji Botanika Farm S.A. z siedzibą w Mietkowie (KRS nr: 0001104420) na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Botanika Farm S.A., które zostało zwołane na 1 lipca 2025 roku.
Pełnomocnik jest umocowany do reprezentacji Akcjonariusza również w przypadku ogłoszenia przerwy w obradach.
Pełnomocnik jest upoważniony / nie jest upoważniony* do udzielania dalszego pełnomocnictwa.
Załącznikiem do pełnomocnictwa jest formularz głosowania przez pełnomocnika*
…………………………………………..
(podpis Akcjonariusza lub osób upoważnionych do reprezentacji)
* niepotrzebne skreślić.
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy Botanika Farm S.A. będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy
Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „Rozporządzeniem” lub „RODO” przekazujemy poniższe informacje:
Administrator danych
Botanika Farm S.A. z siedzibą w Mietkowie, ul. Kolejowa 39, 55-081 Mietków, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001008036 w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, z kapitałem zakładowym w wysokości 1.073.750,00 zł, opłaconym w całości (dalej: Spółka).
Kontakt z Administratorem
Z Administratorem danych osobowych można się skontaktować pod adresem mailowym: akcjonariusze@botanikafarm.com
Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Spółka przetwarza następujące kategorie danych osobowych akcjonariuszy lub pełnomocników: dane identyfikacyjne, dane adresowe oraz dane kontaktowe.
Cel przetwarzania danych i podstawa prawna
Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników będą przetwarzane celem wypełnienia obowiązków ciążących na Administratorze, o których mowa w szczególności w Kodeksie spółek handlowych tj. w celu organizacji Walnego Zgromadzenia i umożliwienia wykonywania na nim prawa głosu przez uprawnione osoby na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia.
Udostępnienie danych osobowych
Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników mogą być udostępniane przez Spółkę:
- innym akcjonariuszom w przypadku, gdy dotyczą akcjonariuszy Spółki na podstawie art. 407 § 1 i § 11 Kodeksu spółek handlowych,
- podmiotom z nią współpracującym, w szczególności podmiotom świadczącym usługi w zakresie realizacji obowiązków związanych z Walnym Zgromadzeniem w tym w szczególności podmiotom świadczącym usługi informatyczne lub usługi prawne.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania i przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub dla celów dochodzenia albo obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jakie może podnosić Spółka i jakie mogą być podnoszone wobec Spółki w związku z Walnym Zgromadzeniem.
Przysługujące prawa
W związku z przetwarzaniem przez Spółkę danych osobowych, akcjonariuszom lub pełnomocnikom przysługuje:
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo do sprostowania danych osobowych,
- prawo usunięcia danych osobowych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych,
- prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.
Źródło pochodzenia danych
Dane osobowe mogą pochodzić:
- z systemu Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. w przypadku, gdy dotyczą akcjonariusza Spółki,
- bezpośrednio od akcjonariusza;
- od mocodawcy w przypadku udzielonego pełnomocnictwa, gdy dotyczą pełnomocnika akcjonariusza.
Wymóg podania danych
Podanie przez akcjonariusza lub pełnomocnika danych osobowych jest konieczne w celu przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia, dla sporządzenia oraz przekazania innemu akcjonariuszowi listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz weryfikacji uprawnienia do udziału w Walnym Zgromadzeniu.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Dane osobowe akcjonariusza lub pełnomocnika nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.
Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe akcjonariusza lub pełnomocnika nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
